ПРАВИЛА работы пользователей в читальном зале архивного сектора администрации Малмыжского района
Приложение
УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением администрации
Малмыжского района
от 26.03.2014 № 296
ПРАВИЛА
работы пользователей в читальном зале архивного сектора
администрации Малмыжского района
1. Общие положения
1.1. Правила работы в читальном зале архивного сектора администрации Малмыжского района (далее – архивный отдел) устанавливают порядок работы граждан, органов местного самоуправления, организаций (далее - пользователи) с документами в читальном зале архивного сектора.
1.2. Порядок работы, обязанности сотрудников архивного сектора по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственность определяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Федеральной архивной службы России.
1.3. Все пользователи обладают равными правами на доступ к документам, хранящимся в архивном секторе.
1.4. Плата за посещение читального зала архивного сектора и пользование документами не взимается.
1.5. Режим работы читального зала устанавливается согласно графику работы архивного сектора.
2. Порядок допуска в читальный зал архивного сектора
2.1. Пользователи допускаются в читальный зал на основании личных заявлений. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, могут представлять письма направивших их организаций.
2.2. В личных заявлениях или письмах указываются фамилия, имя, отчество пользователей, должность, место учебы или работы, место жительства, тема и хронологические рамки исследования.
2.3. Все пользователи знакомятся с настоящими Правилами и заполняют анкету установленного образца.
2.4. Оформление пропусков в читальный зал осуществляется при предъявлении пользователями документов, удостоверяющих личность.
3. Права, обязанности и ответственность пользователей
3.1. Пользователям предоставляются имеющиеся в архивном секторе дела и документы по теме исследования, а также техническое обслуживание для работы.
3.2.1. Пользователи, работающие в читальном зале, имеют право:
3.2.2. Получать информацию о распорядке работы читального зала, услугах, оказываемых архивным сектором через читальный зал, порядке и условиях их предоставления.
3.2.3. Получать консультации специалистов архивного сектора о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования, имеющихся в архивном секторе.
3.2.4. Получать информацию, в том числе в письменной форме, о причинах отказа в выдаче дел (документов), существующих ограничениях на выдачу и копирование документов по теме исследования, а также о сроках, в течение которых они будут действовать.
3.2.5. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов по теме исследования в соответствии с действующим законодательством.
3.2.6. Заказывать или самостоятельно изготавливать копии архивных документов по теме исследования, делать выписки из предоставленных им дел, документов, справочников.
3.2.7. При наличии технических возможностей по разрешению специалистов архивного сектора использовать собственные технические средства (персональный компьютер, диктофон) или арендовать технические средства архивного сектора.
3.2.8. Проносить в читальный зал по согласованию со специалистами архивного сектора машинописный и печатный текст. Внос и вынос этих материалов оформляется специальным пропуском. Рукописные материалы пользователей выносятся без пропуска.
3.3. Пользователи обязаны:
3.3.1. Соблюдать настоящие Правила работы в читальном зале.
3.3.2. Регистрироваться при каждом посещении в журнале посещений читального зала.
3.3.3. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы, характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
3.3.4. После окончания работы при каждом посещении сдавать предоставленные ему описи, дела, печатные издания сотрудникам архивного сектора.
3.3.5. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием (сканер, ксерокс и др.).
3.3.6. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и порядок во время работы.
3.4. Пользователи могут предоставлять архивному сектору справки или экземпляры изданий, подготовленных на основе архивных документов.
3.5. Вопросы, связанные с хищением или порчей архивных документов пользователям, решаются в соответствии с действующим законодательством.
3.6. Пользователи, совершившие действия, нанесшие материальный ущерб архивному сектору, несут ответственность в установленном действующим законодательством порядке.
- Выдача дел, документов, печатных изданий, предоставления научно-справочного аппарата
4.1. Дела, документы, печатные издания и другие материалы предоставляется пользователям на основании заполненных бланков заказов.
4.2. Дела, документы, печатные издания и другие материалы выдаются под расписку в бланке заказа за каждое дело, которое предоставлено для работы.
4.3. Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 дней, особо ценные документы до 5 дней, печатные издания на один месяц.
Продление сроков хранения и использования в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласовывается с сотрудниками архивного сектора. Продление сроков использования особо ценных документов при необходимости оформляется новый заказ.
4.4. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:
4.4.1. Входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные и хозяйственные сумки. Курить, употреблять продукты питания, напитки следует в специально отведенных местах.
4.4.2. Выносить документы из читального зала, передавать их третьим лицам, оставлять открытыми дела не защищенными от солнечного или электрического света продолжительное время, писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать углы листов, вкладывать в дела посторонние предметы.
4.4.3. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, штрихом, ручкой, ножницами и другими режущими предметами.
4.5. Запрещается вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометки, исправления, подчеркивания.
4.6. При получении описей, дел, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудников архивного сектора.
При обнаружении повреждения или дефектов дел, документов, отсутствия листов в деле, пользователи должны сообщить об этом сотрудникам архивного отдела.
4.7. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архивного сектора (справочная работа, подготовка информационных материалов по запросам органов местного самоуправления, проведение проверки наличия документов, реставрация и копирование документов и др.);
выдача дел и документов во временное пользование учреждениям;
экспонирования заказанных материалов на выставки;
выдача их другому пользователю.
В читальный зал не выдаются дела (документы), не прошедшие описания и технического оформления дел (документов).
5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам пользователей
5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архивного сектора и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии документов. Качество изготовляемых копий обеспечивается архивным сектором.
5.2. Заказы на копирование оформляются пользователями на специальном бланке и передаются сотрудникам архивного сектора. При оформлении заказа обязательно указываются поисковые данные документов.
5.3. При копировании большого количества документов к бланку заказа может дополнительно прилагаться их перечень.
При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.
5.4. Объем, сроки, виды изготавливаемых копий устанавливаются с учетом технических возможностей и физического состояния документов.
5.5. Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.
Вопрос о копировании уникальных и ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается сотрудниками в каждом конкретном случае.
5.6. Копирование техническими средствами пользователей, в том числе сканерами, фотоаппаратами, видеокамерами и др., производится только с разрешения сотрудников архивного сектора и под их контролем.
5.7. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам.
__________